【セミナー・イベント向け】使える！予約顧客管理システムのオススメ５選！

イベントやセミナー開催時の複雑な作業は、参加者の管理と決済が最も難しい部分です。

イベント受付システムを活用することで、イベントの成功へと導くことが可能になります！
今日から使えるイベント受付・セミナー管理システムをご紹介します。

セミナー・イベント受付管理システムってなに？

イベント予約システムは、イベントの予約を管理するシステムです。

このシステムを利用することで、セミナーやイベント、勉強会、展示会など、多岐にわたるイベントの予約を受け付けることが可能になります。通常、参加者はオンラインで予約を行い、その情報は予約管理システムで保管されます。

イベント受付管理システムを使用することで可能なことは、以下の例が挙げられます。

• 参加者管理
• イベント予約ページ作成
• リマインドメール送信
• メルマガ送信
• クーポン発行
• イベントのQRコード発行
• オンライン決済

今の事務作業の効率化を図ることで、次回のイベントの企画やマーケティング戦略に活かすことができます。より良いイベントを提供するための施策を考えることに時間をさくことができるようになります。

こんなお悩みをお抱えの方には是非オススメです

• 紙やエクセルでの管理だと、予約状況の管理が大変
• 当日の集金作業に手間が大変
• 直前キャンセルが発生して定員数に空きが生じることが多く、機会損失が発生している
• HP (ホームページ) にセミナーのスケジュールを都度更新するのが手間
• セミナー参加前のアンケート集計が面倒

イベント予約システムを導入するメリット・デメリット

イベント・セミナー予約管理システム導入のメリット

• イベントの予約＆管理業務が楽になる
• 参加者が予約しやすくなる
• 自動収集されたデータを元に最大効果を目指せる

それぞれについて、見ていきましょう。

イベントの予約＆管理業務が楽になる

手書きや手動でのイベント予約管理をしていませんか？

小規模なイベントでは対応可能かもしれませんが、参加者が増えると、支払済み、未払い、キャンセル、待機リストなどの異なるステータスでの管理が複雑になります。

しかし、イベント予約管理システムを利用すれば、24時間体制で自動的に予約を受け付け、オンラインでの予約と同時に決済も行え、参加費の徴収まで一元管理が可能になります。

イベントの定員を設定しておけば、予約者数が上限に達した時点で自動的に受付を停止し、満席の連絡を個別にする必要もなくなります。

イベントの参加費を前払いにすることでイベント会場の受付時にお金を扱うこともなくなり、ドタキャンも防ぐことができます。

参加者が予約しやすくなる

参加者にとって、イベント予約管理システムがあることでイベントの予約を行いやすいメリットがあります。

例えば、

1. 24時間イベントの予約を受け付けが可能になる
2. 自分の好きな時間帯に予約を受けることができる
3. 予約漏れを防ぐことができる

1. オンライン決済に対応している
2. コンビニや銀行振込が不要
3. ネット予約で全てを完結

1. イベントが満席の場合
2. キャンセル待ちを設定
3. イベントの参加人数の安定

 自動収集されたデータを元に最大効果を目指せる

イベント運営を改善するためのデータを自動で収集できるようになります。

例えば、予約フォームをカスタマイズしてA/Bテストを実施することで、自社の集客方法が効率的かどうか、最適な集客方法を確立することができます。

また、Google Analyticsなどと連携可能なシステムを使用すれば、イベントの予約ページへのトラフィック源を把握することができます。

イベント・セミナー予約管理システム導入のデメリット

• 初期費用や利用料金がかかる
• 電話受付対応ができない
• 設定や管理にパソコンの操作が必要

それぞれについて、見ていきましょう。

初期費用や利用料金がかかる

一般的に、予約システムの導入には初期費用や月額、年額の利用料金がかかります。費用とメリット・デメリットを考慮した上で、導入を検討しましょう。

導入することで従業員の負担軽減や顧客サービスの質向上など、多くのメリットが得られます。

電話受付対応ができない

一部の顧客は、まだ電話での予約を好むことがあります。また、オンライン予約の入力ミスや予約完了の誤解が増えるかもしれません。

最初は電話とオンライン予約のハイブリッド方式を採用することも検討するのもありです。

設定や管理にパソコンの操作が必要

予約システムは主に、パソコンを使用して画面を表示したり入力したりする設計です。したがって、パソコンの使用に不慣れであったり、パソコンを操作する時間がない場合には不便となる可能性があります。

イベント予約システムを選ぶ際のポイント３つ

必要な機能を備えているか

予約管理システム選定時は、機能の有無を重視して選ぶことが重要です。イベント予約システム導入にあたり、必要になる機能を明確にしましょう。

さらに、外部サービスとの併用を考えている場合は、連携機能やプラグインの有無をチェックしましょう。また、将来的にイベント規模を拡大する予定があるなら、スケーラビリティにも焦点を当てることができます。

予約管理システムの使いやすさ

イベント管理に際して、システムを日常運用する担当者が直ちに使えるか、また使い勝手が良いかを検証することが重要です。

高度にカスタマイズ可能であっても、操作が複雑だったり、特別な知識が必要な場合、導入に時間がかかるだけでなく、社内での浸透が難しくなる可能性があります。

 オンラインイベントに対応しているか

オンラインイベントを開催する場合は、予約システムが適切に機能するか確認しましょう。

事前に仮申し込みをしてみて、参加者がスムーズにイベントに参加できることを確認しましょう。また、予約の際に必要な情報や手続きが明確に伝えられるように注意しましょう。

セミナー・イベント向けのおすすめの予約システム５選

 予約から顧客管理まで一元管理できるSTORES予約

無料でフォーム作成から問い合わせ対応・顧客管理までできる【formrun】

 問い合わせ殺到中!!LINE予約・セグメント配信システム【リピッテ】

安い・簡単・顧客管理も可能な予約機能のあるペライチ

ホームページとイベントページをまとめて作成できるGoope（グーペ）